Programma 6: Bedrijfsvoering

6.2 Middelen

6.1 Mensen
6.2 Middelen

Begroting

Wat willen we bereiken?

Wij dragen zorg voor een optimale inzet van de (ondersteunende) middelen binnen de organisatie ter realisatie van de wettelijke taken en bestuurlijke doelen. Onze elektronische dienstverlening wordt verder uitgebreid, zodat producten en diensten van de provincie voor de buitenwereld beter digitaal toegankelijk worden. Ook onze interne processen worden verder gedigitaliseerd. Plan- en beleidsvorming worden ondersteund door datagedreven informatieprocessen. Dat geldt ook voor effectmonitoring op beleidsterreinen. Innovatieve inspanningen op deze gebieden krijgen meer prioriteit. Samen met de opgaven worden de ambities op het gebied van digitalisering vormgegeven. Er is daarnaast verscherpte aandacht voor veiligheid van informatieverwerking, dossiervorming en archivering en de daarvoor vereiste interne discipline.

Op het gebied van samenwerken en archivering worden in 2022 grote verbeterslagen gemaakt. Het oude Document Management Systeem wordt vervangen door een nieuw dat voldoet aan de eisen van deze tijd. Zo ook de documentgenerator. Verdere uitbouw van de Office 365 omgeving van Microsoft is de basis voor de interne ITC dienstverlening

Voor wat betreft de huisvesting richten wij ons niet alleen op de interne gebruikers, maar juist op de directe verbinding met de Mienskip. De coronacrisis heeft ons op nieuwe ideeën gebracht op het gebied van flexibel werken, ontmoeten en vergaderen. Dat heeft tot gevolg dat in 2021 een nieuw huisvestingsconcept is ingevoerd, waarbij het provinciehuis een ontmoetingsplek wordt waar diverse samenwerkingsvormen met in- en vooral externe partijen gefaciliteerd worden. De implementatie zal ook geheel 2022 voortduren, want dit wordt gefaseerd aangepakt. Daarbij is aandacht voor de mix van fysieke bijeenkomsten en digitale participatie.
Verder wordt in paragraaf 7 bedrijfsvoering ingegaan op de doelen met betrekking tot een energieneutrale organisatie.

Welke resultaten willen we in 2022 behalen?

Het provinciehuis is ingericht volgens het principe “activiteitgericht werken”. Eind 2022 is de inrichting volgens het nieuwe concept gereed. Hierbij is ruimte voor meer samenwerking met externe partijen en worden creatieve processen en innovatie optimaal gefaciliteerd.
Het programma “Implementatie Wetgeving” zorgt ervoor dat de provincie voldoet aan de eisen vanuit het rijk op het gebied van tijdige en kwalitatief voldoende implementatie van diverse wetten.
In 2022 wordt een nieuwe documentgenerator ingevoerd. De archivering wordt gemoderniseerd en DocBase komt op read-only.
Het bewustwordingsniveau van alle medewerkers op het gebied van security, cybercriminaliteit en gerelateerde risico’s is sterk verhoogd.

Prestatie indicatoren

Onderwerp	Indicator	Doelwaarde 2022
Het provinciehuis als plek voor ontmoeting	Aantal verbouwde verdiepingen	Alle verdiepingen van het provinciehuis zijn ingericht volgens het nieuwe huisvestingsconcept
Oude systemen uitfaseren	Gebruik Docbase en Documentaal	Docbase staat op read-only, Documentaal is vervangen door een nieuwe documentgenerator
Security	Bewustwordingsniveau medewerkers	Alle medewerkers zijn zich bewust van risico’s op het gebied van security en cybercriminaliteit
Wetgeving	Aantal wetten in implementatiefase	We voldoen aan de criteria voor implementatie wetgeving vanuit het rijk

Wat mag het kosten?

Bedragen x € 1.000,-
Totaal lasten
Totaal baten
Saldo van lasten en baten

Realisatie 2020
12.367
356
12.011

Begroting 2021
16.344
413
15.931

Begroting 2022
14.503
166
14.337

Begroting 2023
15.068
166
14.903

Begroting 2024
16.654
166
16.489

Begroting 2025
16.880
166
16.714

Toelichting:

Bovenstaand betreft budgetten voor de bedrijfsvoering (excl. personeelsbudget) van de provinciale organisatie. Dit zijn onder andere budgetten voor automatisering, huisvesting, opleiding, reiskosten, etc. De schommeling aan de lastenkant wordt veroorzaakt door enkele tijdelijke budgetten zoals energieneutraal provinciale gebouwen, grondbank instrumenten en systemen voor de omgevingswet. In 2021 staan extra baten begroot door een specifieke uitkering van het Rijk voor verbetering digitale dienstverlening rondom stikstof.

Eerste bestuursrapportage

Gewenste resultaten

Beleid

Verwacht je dat aan eind 2022 de besluitvorming verlopen is volgens de inhoudelijke afspraken in het onderliggende document waarin het beleid is vastgesteld (beleidsnota, etc.)?

Ja, dit gaat zeker lukken
Niet zeker of dit gaat lukken
Nee, dit gaat niet lukken

Tijd

Verwacht je dat eind 2022 het gewenste resultaat is gerealiseerd? Of, als de einddatum voor de realisatie verder in de tijd ligt: Verwacht je dat je eind 2022 op schema ligt om het gewenste resultaat te realiseren binnen de afgesproken termijn?

Ja, dit gaat zeker lukken
Niet zeker of dit gaat lukken
Nee, dit gaat niet lukken

Geld

Op beleidsveldniveau: verwacht je dat geld een belemmerende factor is voor het behalen van de gewenste resultaten? Of verwacht je dat het beschikbare budget toereikend is om in 2022 de gewenste resultaten van dit beleidsveld te realiseren?

Geld vormt geen belemmerende factor: er wordt geen onder- of overbesteding verwacht
Geld vormt geen belemmerende factor: er wordt een onderbesteding verwacht
Geld vormt wel een belemmerende factor en/of er wordt een overbesteding verwacht

		Beleid	Tijd	Geld
1	Het provinciehuis is ingericht volgens het principe “activiteitgericht werken”. Eind 2022 is de inrichting volgens het nieuwe concept gereed. Hierbij is ruimte voor meer samenwerking met externe partijen en worden creatieve processen en innovatie optimaal gefaciliteerd.
2	Het programma “Implementatie Wetgeving” zorgt ervoor dat de provincie voldoet aan de eisen vanuit het rijk op het gebied van tijdige en kwalitatief voldoende implementatie van diverse wetten.
3	In 2022 wordt een nieuwe documentgenerator ingevoerd. De archivering wordt gemoderniseerd en DocBase komt op read-only.
4	Het bewustwordingsniveau van alle medewerkers op het gebied van security, cybercriminaliteit en gerelateerde risico’s is sterk verhoogd.

Toelichting:

1. De coronacrisis heeft langer geduurd dan we dachten en zowel dienst als bestuur hebben aangegeven hoe de invulling van het concept van het ‘werken na corona’ moet worden ingevuld middels het aangeven van kaders. De implementatie van werken na corona zit nu in de experimenteerfase, waarbij al wel het wurkcafé is gerealiseerd en een aantal faciliteiten voor het hybride vergaderen als testomgeving. We onderzoeken of de huidige inrichting voldoet in termen van kwantiteit op het gebied van aantal werkplekken. Hybride werken en vergaderen wordt verder doorontwikkeld. Als bekend is wat de resultaten van de experimenteerperiode zijn, willen we in in 2022 één verdieping inrichten volgens het nieuwe concept. Op basis van die ervaringen wordt de inrichting van het gehele PH verder ter hand genomen. De verwachting is dat dit eind 2023 volledig gereed zal zijn.

3. De invoering van de nieuwe documentgenerator wordt voorafgegaan door een pilot. Die pilot start in Q2 en heeft als doel te komen tot een toekomstvast product. Daarna zal de nieuwe generator technisch worden ingevoerd. Het ontwikkelen van nieuwe sjablonen zal waarschijnlijk meer tijd vragen tot naar schatting Q3 in 2023.
Docbase is ons Document Management Systeem en wordt vervangen door Dielplak. Via Docbase lopen nog enkele processen, waaronder het juist opslaan en archiveren van vertrouwelijke stukken. Die moeten eerst één voor één gemigreerd worden naar een nieuwe oplossing en gekoppeld worden aan Dielplak. Als dat gereed is, kan Docbase op read-only. De einddatum is nog niet bekend, waarbij zorgvuldigheid belangrijker is dan snelheid.

Prestatie indicatoren

Onderwerp	Indicator	Doelwaarde 2022
Het provinciehuis als plek voor ontmoeting	Aantal verbouwde verdiepingen	Alle verdiepingen van het provinciehuis zijn ingericht volgens het nieuwe huisvestingsconcept
Oude systemen uitfaseren	Gebruik Docbase en Documentaal	Docbase staat op read-only, Documentaal is vervangen door een nieuwe documentgenerator
Security	Bewustwordingsniveau medewerkers	Alle medewerkers zijn zich bewust van risico’s op het gebied van security en cybercriminaliteit
Wetgeving	Aantal wetten in implementatiefase	We voldoen aan de criteria voor implementatie wetgeving vanuit het rijk

Toelichting:

Zie hiervoor de toelichtingen bij de resultaten hierboven.