Inleiding
De samenleving is in ontwikkeling en vraagt om een andere houding van de overheid; minder sturend en meer faciliterend. Zowel voor het bestuur als voor de organisatie is het voor de komende jaren de uitdaging mee te bewegen met deze ontwikkelingen en de kansen die er voor de provincie liggen (externe initiatieven zoals Natuur mei de mienskip, Holwerd aan Zee, de IJsselmeerkust, het Interbestuurlijk Programma, de Regiodeals etc). Dit gebeurt in een context van een provinciale begroting die afneemt en een forse personeelsreductie. Het organisatieplan ‘Kansen gripe troch romte te bieden’ geeft richting aan deze uitdagingen.

De opbouw van deze paragraaf is aangepast naar aanleiding van de behandeling van de jaarstukken 2020 in Provinciale Staten. De basis voor deze paragraaf is het programma bedrijfsvoering en op verzoek van Provinciale Staten maken we in deze paragraaf op een eenduidige en navolgbare manier het capaciteitsbudget en de ontwikkeling daarvan inzichtelijk. In de tabel hieronder staat de omvang van het capaciteitsbudget, inclusief inzicht in het onderdeel dekking dat wij ontvangen voor capaciteit. Verder maken we inzichtelijk hoe het capaciteitsbudget zich heeft ontwikkeld na de behandeling van de 1^e bestuursrapportage 2021 en zo zullen we in elk PenC document de mutaties ten opzichte van het vorige document opnemen. Vervolgens visualiseren we meerjarig de ontwikkeling van het capaciteitsbudget vanuit de structurele en tijdelijke onderdelen.

Het hoofddoel van de provinciale organisatie is ‘Mei de mienskip wurkje oan in moai en sterk Fryslân’. In het programma bedrijfsvoering staan de ambities van de provinciale organisatie, wat we willen bereiken en wat we daarvoor doen. Hierin is ook het bedrijfsvoeringsbudget opgenomen. In deze paragraaf lichten we deze onderdelen verder toe.

Noot: Het BBV schrijft voor dat de dekking als negatieve lasten in de begroting moeten worden verwerkt.

Capaciteitsbudget
Voldoende en kwalitatief goed personeel zijn voorwaarden voor het kunnen realiseren van de provinciale ambities en samen met onze partners bij te dragen aan de maatschappelijke opgaven die er zijn in Fryslân. Daar past echter ook soberheid bij. In een tijd waar veel organisaties en bedrijven onder druk staan moeten wij ook kritisch zijn op de omvang van de provinciale organisatie. Het verloop vanwege pensionering zal de komende jaren hoog zijn. Deels biedt dit mogelijkheden om te kunnen anticiperen op de afname van met name tijdelijke taken. Een deel zal ook opnieuw ingevuld moeten worden met de werving van nieuw personeel om zodoende de continuïteit van benodigde kennis te borgen en ook nieuwe tijdelijke taken te kunnen oppakken. Dit is een continu proces dat we hieronder toelichten aan de hand van de ontwikkeling van het capaciteitsbudget (kwantitatief) en de strategische personeelsplanning (kwalitatief).

Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget in de begroting ten opzichte van de 1^e Berap weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

De wijzigingen onder GS mandaat – Diversen die uit provinciale middelen wordt gedekt, betreft de mutatie van de reserve voor de kosten die samenhangen met het generatiepact.

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven).

Toelichting
De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld het Programma Natuur, de Sluis Kornwerderzand en mogelijk de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. Bijvoorbeeld ten opzichte van het beeld in het PS voorstel personeelsbeleid (GS maart 2020), waar werd uitgegaan van een capaciteitsbudget van € 57 mln. in 2023. Het capaciteitsbudget neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf.

Bij het bestuursakkoord is het capaciteitsbudget 2019-2023 meerjarig beschikbaar gesteld door hieraan een bestemmingsreserve te koppelen. Hiermee is het voor de dienst mogelijk om flexibeler om te gaan met het budget. Per 1 januari 2021 bedraagt de omvang van deze reserve € 463.000,-.

In onderstaande tabel maken we inzichtelijk wat de inzet van personeel is op de verschillende beleidsthema’s[1].

Bezetting
In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). In de berap’s presenteren we op peildatum ook een overzicht van de inhuur (aantallen). Vanaf 2022 vindt de inhuur plaats via een ‘master vendor’ constructie, waarbij de inhuur centraal wordt georganiseerd met één partij (inclusief het inzichtelijk maken van de inzet van de inhuur).

Bezettingsoverzicht met meerjarige prognose uitgaande van de aangegane arbeidsovereenkomsten stand 1 juli 2021, inclusief pensionering en afloop van tijdelijke contracten.

Strategische personeelsplanning

De basis voor de strategische personeelsplanning zijn het strategisch personeelsbeleid en de ontwikkeling van het provinciale takenpakket.

• Samenwerking

We maken inzichtelijk welke samenwerkingsvormen er zijn met andere overheidsorganisaties waarbij sprake is van een gezamenlijke personeelsinzet en wat de omvang hiervan is. Voorbeelden hiervan zijn:

De Friese flexpool (instrument om als overheden gezamenlijk personeel in te zetten/uit te wisselen rond provinciale opgaven en later eventueel ook voor andere vormen van bedrijfsvoering, bijvoorbeeld op het terrein van salarisadministratie en ICT).

• Datalab Frysân, IPF en Projectenmachine -in voorbereiding- . Samen met gemeenten fondsen verwerven, samenwerken op het economisch terrein en samen beleid vormgeven.
• Shared services. In 2021 is onafhankelijk onderzoek gedaan naar mogelijke vormen van samenwerking met betrekking tot de personeels- en salarisadministratie en in 2022 wordt een vervolg gegeven aan de adviezen in het onderzoek.
• Andere voorbeelden zijn het gezamenlijke traineeprogramma en samenwerkingen als Streekwurk, Marrekrite, Veenweide en LF2028.

In dit kader monitoren we in deze paragraaf resultaat 60 uit het bestuursakkoord:  Er zijn meerdere succesvolle voorbeelden van shared services en gedeeld werkgeverschap tussen de Friese overheden.

De voortgang op deze terreinen maken we inzichtelijk in de bestuursrapportages.

• Inclusief en kansen bieden

De Provincie Fryslân werkt samen met de mienskip. Een goede afspiegeling van de mienskip in de organisatie bevordert de verbinding. Daarnaast heeft de provincie ook een voorbeeldfunctie met betrekking tot diversiteit en inclusie. Binnen de ambtelijke organisatie is in 2021 een onderzoek uitgevoerd met betrekking tot het onderwerp diversiteit en inclusie. Dit heeft verschillende aanbevelingen opgeleverd die in 2022 nader worden ingevuld.

Onderdeel hiervan is de wettelijke verplichting om een aantal participatiebanen te realiseren. Volgens de rekenfactor, vastgesteld in de quotumwet, moet de bezetting van de provincie Fryslân in 2024 voor 28 fte bestaan uit mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.  We hebben hierin gemerkt dat corona en de bijbehorende maatregelen het extra complex hebben gemaakt om te voldoen aan de wettelijke norm. Er is minder vraag en vanwege de beperkte aanwezigheid in het provinciehuis is het moeilijker deze mensen goed te begeleiden.

In de bestuursrapportages maken we inzichtelijk wat de voortgang is op dit thema

• Strategische personeelsplanning (SPP)

In 2020/2021 zijn we gestart met een jaarcyclus voor kwalitatieve SPP, deze jaarcyclus continueren we in 2022.

Via het instrument SPP sturen we erop dat nu en in de toekomst de juiste personen op de juiste momenten op de juiste plekken beschikbaar zijn voor de uitvoering van onze bestuurlijke ambities. We doen dit door onder andere:

• voor de hele organisatie inzichtelijk te maken (totaal en per organisatieonderdeel) wat de opgaven/continue werkzaamheden zijn en welke personeelsinzet daarbij wordt verwacht (kwalitatief en kwantitatief).
• te sturen op loopbaanontwikkeling, arbeidsmarkt, opvolgingsplanning (we hebben in 2022 en opvolgende jaren een forse uitstroom t.g.v. pensionering, we investeren vroegtijdig waar nodig in opvolging) en werving en selectie (wat betekent de krapte op de arbeidsmarkt voor de provincie en hoe kunnen we als provincie een aantrekelijke werkgever blijven, samen met de gemeenten).

We zullen in 2022 investeren in:

• Vakbekwaamheid en inhoudelijke kennis op peil houden bij vertrek ervaren krachten
• Netwerksturing, verbinden, hanteren van complexiteit en tegenstellingen
• Politiek bestuurlijke sensitiviteit en advisering
• Kennis van creatie en realisatie: experimenteren, ondernemen, leren leren, Lean en Agile
• Specifieke expertise

We willen daarbij dat medewerkers zelf de regie kunnen pakken in de eigen ontwikkeling en, zodanig dat medewerkers zelf hun talenten ontwikkelen en matchen op de gevraagde toekomstige rollen. We bieden hiervoor de benodigde faciliteiten, zoals bijvoorbeeld het Persoonlijk Ontwikkel Budget en het Vitaliteitsverlof. We vinden het belangrijk dat onze medewerkers vitaal en duurzaam inzetbaar zijn. Randvoorwaarden hiervoor zijn een veilige werkomgeving en organisatiecultuur.
Voor het opgavengestuurd werken en de speerpunten van ons personeelsbeleid is het nodig om te investeren in het management van de organisatie, zodanig dat deze gericht is op een blijvende balans tussen het realiseren van bestuurlijke ambities en de inzet van talenten van medewerkers.

Informatiemanagement
De implementatie van de omgevingswet vraagt, vanwege het uitstel van de invoering, ook in 2022 veel aandacht. Wij zullen aansluiten op de plannen van het rijk.

Er wordt opnieuw ingezet op innovatie, om de maatschappelijke vraagstukken slim en met nieuwe technologie tot een oplossing te brengen. Hiertoe worden onder meer subsidiestromen vanuit BZK aangewend als aanvulling op de beperkte interne middelen. De afgelopen tijd is dat tweemaal gelukt, waardoor gesubsidieerde innovatieprojecten succesvol zijn opgestart.
Ten slotte is er voortdurend aandacht voor het optimaliseren en op orde brengen en houden van onze processen en diensten. Voor de implementatie van diverse soorten wetgeving zijn middelen in de begroting opgenomen. Dit proces zal enkele jaren vergen.

De digitaliseringsambitie van de provincie is belegd bij de opgaven. Daartoe wordt in 2022 in de begroting integraal de digitaliseringsinspanning meegenomen. Fryslan heeft op sommige onderdelen ten opzichte van de andere provincies een achterstand opgelopen en die dient te worden ingelopen. Daarom zal in 2022, vooruitlopend op de nieuwe coalitie-periode, extra worden ingezet op de digitale agenda.

Informatieveiligheid en privacy
De risico’s rondom informatiebeveiliging en privacy nemen door steeds verder gaande digitalisering toe. Ook de wetgeving op deze gebieden wordt, onder meer door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, strenger. In 2022 is nog meer aandacht voor informatieveiligheid en daarom is ook de personele capaciteit op dit onderdeel in 2021 uitgebreid. De organisatie is zodanig aangepast dat voldaan kan worden aan de veiligheids- en comliancy-eisen die door de landelijke overheid gesteld worden.

Wetgeving
De provinciearchivaris heeft de provincie in 2021 (over de periode 2019 – 2020) in zijn tweejaarlijkse rapportage een matig/goed beoordeling gegeven. Dat was een forse verbetering ten opzichte van de tussenrapportage uit 2020 (onvoldoende/matig). Daarmee heeft de organisatie voldoende beheer over alle informatie om in control te kunnen zijn en voldoet de provincie in voldoende mate aan de archiefwet en belangrijke onderdelen van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).

In 2022 wordt begonnen met de implemetatie van de WOO (Wet open overheid). Overige wetgeving wordt in een speciaal programma opgepakt, zodat voldoende focus aanwezig is voor tijdige implementatie. Daarbij wordt nauwe samenwerking met IPO en het daarbinnen lopende programma IDA (Interprovinciale digitale agenda) gezocht.

Huisvesting
De coronacrisis heeft een heel nieuw licht geworpen op werken, ontmoeten en creatieve processen met diverse maatschappelijke partijen. Zowel met als later wellicht zonder de 1,5 meter beperkingen, richten we het provinciehuis zo optimaal mogelijk in om deze nieuwe inzichten te faciliteren. Dit geldt ook voor de digitale hulpmiddelen in het provinciehuis en op de thuiswerkplek. Daarmee zijn we goed uitgerust om verdere flexibilisering te realiseren. Faciliteren van creatieve processen, projecten, samenwerking met partijen en een soepel en effectief lopend politiek proces zijn de basis voor de inrichting van het provinciehuis.

Onze huisvestingsambitie is om een gastvrije, flexibele, inspirerende werk- en ontmoetingsomgeving te bieden die past bij onze organisatie. We richten ons niet alleen op de interne gebruikers, maar vooral ook op de directe verbinding met de mienskip.

Energieneutrale organisatie
In het Bestuursakkoord 2019-2023 is opgenomen dat we binnen de Energietransitie zelf het goede voorbeeld willen geven door de komende jaren onze eigen gebouwen energieneutraal te maken (resultaat 3). In 2019 hebben PS ingestemd met de routekaart naar een energieneutrale en zelfvoorzienende provinciale organisatie en de uitwerking daarvan in een implementatieplan.
Het implementatieplan beschrijft de te nemen energiebesparende maatregelen om in 2025 daadwerkelijk energieneutraal en aardgasvrij te zijn.

Rechtmatigheidsverantwoording
Dit is een nieuw onderdeel in de paragraaf bedrijfsvoering. In de huidige situatie wordt in de controleverklaring van de accountant expliciet een oordeel gegeven over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Getrouwheid geeft aan of de verstrekte informatie juist en toereikend is, geschikt voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt en bij de gebruiker geen ander beeld oproept dan overeenkomt met de feiten. Bij het oordeel over de rechtmatigheid toetst de accountant aan wettelijke regelingen, die (financiële) beheershandelingen normeren.

In 2021/2022 is een wetswijziging voorzien van de Gemeentewet, Provinciewet en Waterschapswet waardoor de accountant in de controleverklaring nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening geeft. In plaats van het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid legt het college zelf verantwoording af in de jaarrekening over de rechtmatigheid.
De rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur maakt onderdeel uit van de jaarrekening. Hierdoor ziet het getrouwheidsoordeel van de accountant in de toekomstige situatie ook op de rechtmatigheidsverantwoording die afgelegd wordt door het bestuur.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft onder meer als doel:

• Het markeren van de eigen verantwoordelijkheid van decentrale overheden voor de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties;
• Het geven van een impuls aan de kaderstellende en controlerende rol van vertegenwoordigende organen, voor wat betreft de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties;
• Harmonisering van de wijze waarop de accountant de jaarrekening in de publieke sector controleert en de manier waarop overheden rapporteren over onrechtmatigheden.

In de voorgestelde wetswijziging is slechts een beperkte technische wijziging van de Gemeentewet, Provinciewet en Waterschapswet opgenomen. De verdere uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording zal met name geschieden door wijzigingen aan te brengen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en het Waterschapsbesluit. Op het moment dat voldoende duidelijk is wanneer de benodigde wetswijziging in werking treedt zal de commissie BBV de Kadernota Rechtmatigheidsverantwoording publiceren. Tot die tijd proberen we ons op basis van de door de Commissie BBV uitgebrachte Notitie rechtmatigheidsverantwoording ten behoeve van consultatie zo veel mogelijk voor te bereiden.
In 2022 willen we weer een stap maken met het door ontwikkelen van de interne controle functie binnen de provincie Fryslân. We ambiëren de situatie dat de accountant kan en wil steunen op onze interne beheersingsmaatregelen.
Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties welke de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant bepalen we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles. De controles hebben in ieder geval betrekking op de volgende processen: personeel, subsidies en overige geldoverdrachten, inkoop, memoriaalboekingen, tijdelijke budgetten en misbruik en oneigenlijk gebruik.
In het voorgeschreven verantwoordingsmodel worden alle geconstateerde baten, lasten en balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens vermeld. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt beschreven welke actie wordt ondernomen om de onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen.

[1] Het gaat hierbij om de beleidsthema’s zoals deze wettelijk zijn vastgelegd in het BBV (Besluit begroten en verantwoorden), waarbij de ‘overhead’ apart is opgenomen. Deze laatste mag vanaf 2017 niet meer toegerekend worden aan de programma’s. Overhead wordt hierbij als volgt gedefinieerd: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. Enige uitzondering hierop is de toerekening van overhead aan te activeren investeringen, deze mag nog wel rechtstreeks plaatsvinden. Het nieuwe BBV heeft als één van de uitgangspunten dat de baten en lasten van overheden onderling beter vergelijkbaar moeten zijn waarmee benchmarks worden vergemakkelijkt. Onderdeel van deze transparantie is het opnemen van de toedeling van de bedrijfsvoeringskosten aan de zogeheten ‘taakvelden’ binnen de Informatie voor derden (IV3) die elke overheid moet aanleveren bij het CBS. Hierbij blijft het voor de Staten inzichtelijk, omdat deze taakvelden aansluiten bij de diverse beleidsthema’s.