1.  Ontwikkeling organisatie

Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces om steeds mee te bewegen op de ontwikkelingen in Fryslân en daar als provincie van toegevoegde waarde te zijn. Hiervoor is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. We kijken naar deze bezetting vanuit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’, de bestuurlijke ambities en onze wettelijke taken.

2. Mensen

3. Informatie en huisvesting

4. Financiën

Hieronder wordt inzicht gegeven in:
– het totale bedrijfsvoeringsbudget en bijdrage vanuit projecten en derden
– het capaciteitsbudget
– meerjarig bezettingsoverzicht personeel
– flexibele schil
– toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden

Capaciteitsbudget

Voor wat betreft het capaciteitsbudget blijkt uit analyse van tussentijdse cijfers dat er voor 2021 een overschrijding ontstaat bij het capaciteitsbudget – we gaan daar hieronder op in en noemen ook drie beheersmaatregelen. Deze overschrijding is deels veroorzaakt doordat we nu in het jaar van uitvoering van het bestuursakkoord zitten waardoor er extra inzet nodig is. Deze extra inzet kan gedekt worden door dit jaar te beschikken over het beschikbare budget in de reserve capaciteitsbudget ad. € 463.000.

Daarnaast zien we dat we capaciteit inzetten op verschillende onderwerpen waarvoor onvoldoende capaciteit is aangevraagd, bijvoorbeeld omdat projecten nog in de ontwikkel-/voorbereidingsfase zitten; of omdat projecten vertragen, waardoor capaciteit over een langere periode noodzakelijk is; of omdat het gezamenlijk uitvoeren van projecten in de voorfase tijd kost die nog niet met elkaar verrekend kan worden. Het gaat hier dan om onderwerpen/projecten zoals de (vertraagde invoering) Omgevingswet, Nationale omgevingsvisie, Blauwe omgevingsvisie, overbrugging OV concessie vanwege corona, schadeclaim corona voor OV en cultuur, waddenveren en Holwerd aan Zee. Het totale effect van deze overschrijding bedraagt € 1,2 miljoen.

Beheersmaatregel: Besloten is om voortaan capaciteit aan te vragen met een voorbereidingsbudget zodra een onderwerp buiten het bestuursakkoord in beeld is of een actualiteit aan de orde is, zodat bewuster gestuurd kan worden op de gewenste inzet en beleidsvoorbereiding. Bij het vaststellen van een beleidsbrief/startnotitie/of uitvoeringsprogramma zal, voor zover voorzienbaar, de totale vereiste capaciteit inzichtelijk gemaakt worden en verantwoording worden afgelegd over de voorbereidingskosten.

Een andere oorzaak van de overschrijding zijn de hogere inhuur tarieven. Door krapte op de arbeidsmarkt zijn de inhuurtarieven dit jaar fors gestegen; het gaat om een stijging van ca. 10%. Dit speelt over de hele organisatie maar met name bij de infraprojecten. Het totale effect van deze overschrijding is geraamd op € 1,3 mln.

Beheersmaatregel: Bij onveranderd beleid voorzien wij ook in 2022, 2023 en de jaren daaropvolgend de effecten van de krapte op de arbeidsmarkt en de impact daarvan op inhuurkosten. De opdrachten aan de dienst vanuit zowel de rijksoverheid als politieke wensen vanuit PS (bijvoorbeeld natuur, veenweide en stikstof) blijven onveranderd hoog. Hoger dan aanvankelijk bij het vaststellen van het SPP-kader is voorzien. Wij willen in Q1 het SPP-kader evalueren en zo nodig met een aangepast voorstel komen om tijdig te kunnen anticiperen op de behoefte van de politiek enerzijds en arbeidsmarktontwikkelingen anderzijds.

We werken in de organisatie met pools van waaruit mensen werken aan de opgaven. In deze pools zitten ca. 300 personen, waaronder ook personen die vanuit oude regelingen veel verlof hebben opgespaard om zo eerder met pensioen te kunnen. Hiermee is onvoldoende rekening gehouden bij de inzet van het capaciteitsbudget. De raming van deze overschrijding bedraagt € 0,5 mln.

Beheersmaatregel: Vanaf 2022 zullen wij bij de inzet van capaciteit rekening houden met deze kostenpost. Daarnaast zullen wij bij het kopen van verlof door medewerkers, om daarmee eerder met pensioen te kunnen gaan, het bijbehorende salarisbedrag toevoegen aan het capaciteitsbudget zodat een deel van deze kosten opgevangen kan worden.

Bij de 2e Berap wordt voorgesteld het capaciteitsbudget voor 2021 te verhogen met totaal € 3,5 mln. en dit enerzijds te dekken uit de reserve capaciteitsbudget (€ 463.000) en anderzijds € 3,0 mln. beschikbaar te stellen uit het begrotingssaldo.

In het vervolg wordt ingegaan op de ontwikkeling van het capaciteitsbudget in meerjarig perspectief.

Voldoende en kwalitatief goed personeel zijn voorwaarden voor het kunnen realiseren van de provinciale ambities en samen met onze partners bij te dragen aan de maatschappelijke opgaven die er zijn in Fryslân. Daar past echter ook soberheid bij. In een tijd waar veel organisaties en bedrijven onder druk staan moeten wij ook kritisch zijn op de omvang van de provinciale organisatie. Het verloop vanwege pensionering zal de komende jaren hoog zijn. Deels biedt dit mogelijkheden om te kunnen anticiperen op de afname van met name tijdelijke taken. Een deel zal ook opnieuw ingevuld moeten worden met de werving van nieuw personeel om zodoende de continuïteit van benodigde kennis te borgen en ook nieuwe tijdelijke taken te kunnen oppakken. Dit is een continu proces dat we hieronder toelichten aan de hand van de ontwikkeling van het capaciteitsbudget (kwantitatief). In paragraaf 2 van dit hoofdstuk zijn de gewenst resultaten van de strategische personeelsplanning benoemd (kwalitatief).

Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget in de begroting ten opzichte van de Begroting 2022 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven). Daarnaast is een prognose opgenomen voor verwachte aanvullende tijdelijke of projectcapaciteit.

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven).

Toelichting
De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld het Programma Natuur, de Sluis Kornwerderzand en mogelijk de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. Bijvoorbeeld ten opzichte van het beeld in het PS voorstel personeelsbeleid (GS maart 2020), waar werd uitgegaan van een capaciteitsbudget van € 57 mln. in 2023. Het capaciteitsbudget neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf.

Bezetting
In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). In de berap’s presenteren we op peildatum ook een overzicht van de inhuur (aantallen). Vanaf 2022 vindt de inhuur plaats via een ‘master vendor’ constructie, waarbij de inhuur centraal wordt georganiseerd met één partij (inclusief het inzichtelijk maken van de inzet van de inhuur).

Bezettingsoverzicht met meerjarige prognose uitgaande van de aangegane arbeidsovereenkomsten stand 1 juli 2021, inclusief pensionering en afloop van tijdelijke contracten

Flexibele schil
Bij de behandeling van het voorstel strategisch personeelsbeleid in PS op 23 september 2020 is gevraagd om een overzicht op te nemen van ‘niet eigen personeel’. Dat overzicht staat hieronder.

*) bron: Workforce/personeelsadministratie

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan de BBV taakvelden
Voor Provinciale Staten is het van belang om te weten wat de inzet van personeel is op de verschillende beleidsthema’s. Daarvoor is onderstaand overzicht opgenomen waar naast de beleidsprogramma’s ook de overhead apart is opgenomen. Deze laatste mag vanaf 2017 niet meer toegerekend worden aan de programma’s. Overhead wordt hierbij als volgt gedefinieerd: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. Enige uitzondering hierop is de toerekening van overhead aan te activeren investeringen, deze mag nog wel rechtstreeks plaatsvinden.

Het nieuwe BBV heeft als één van de uitgangspunten dat de baten en lasten van overheden onderling beter vergelijkbaar moeten zijn waarmee benchmarks worden vergemakkelijkt. Onderdeel van deze transparantie is het opnemen van de toedeling van de bedrijfsvoeringskosten aan de zogeheten ‘taakvelden’ binnen de Informatie voor derden (IV3) die elke overheid moet aanleveren bij het CBS. Hierbij blijft het voor de Staten inzichtelijk, omdat deze taakvelden aansluiten bij de diverse beleidsthema’s.

5. Opvolging aanbevelingen

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd.
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per 1 september 2021. Het overzicht waar u verantwoordelijk voor bent is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.