7.4 Financiën

Jaarstukken

Hieronder wordt inzicht gegeven in:
– het totale bedrijfsvoeringsbudget en bijdrage vanuit projecten en derden
– het capaciteitsbudget
– meerjarig bezettingsoverzicht personeel
– flexibele schil
– toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden

Inzet beschikbare middelen – bedrijfsvoering

  • Exploitatie - Bedragen x € 1.000,-
  • Uitgaven
  • Capaciteitsbudget
  • - salarissen
  • - inhuur
  • Subtotaal capaciteitsbudget
  • Overige personeelskosten
  • Kosten automatisering
  • Kosten huisvesting
  • Overig
  • Totaal bedrijfsvoeringskosten (A)
  • Dekking
  • Dekking capaciteit
  • Bijdrage van derden
  • Totaal dekking (B)
  • Saldo van lasten en baten (A-B)
  • Realisatie 2020
  • 60.087
  • 13.515
  • 73.602
  • 3.181
  • 6.402
  • 6.112
  • 3.547
  • 92.843
  • 13.288
  • 3.057
  • 16.346
  • 76.497
  • Begroting 2021 na wijziging
  • 65.134
  • 11.799
  • 76.933
  • 3.197
  • 5.349
  • 7.317
  • 5.070
  • 97.866
  • 14.730
  • 1.377
  • 16.107
  • 81.759
  • Realisatie 2021
  • 66.010
  • 11.848
  • 77.858
  • 2.661
  • 6.239
  • 6.091
  • 3.353
  • 96.201
  • 14.937
  • 2.206
  • 17.143
  • 79.059
  • Saldo
  • -876
  • -49
  • -925
  • 536
  • -890
  • 1.225
  • 1.717
  • 1.664
  • -207
  • -829
  • -1.036
  • 2.700

Toelichting:

Het totale bedrijfsvoeringsbudget laat een positief saldo zien van totaal € 2,7 mln. Enerzijds vallen de personeelskosten (capaciteitsbudget, overige personeelskosten en bijbehorende dekking) per saldo lager uit dan begroot (effect € 1,2 mln.) Dit geldt ook voor de huisvestingskosten en de overige kosten (per saldo € 2,4 mln.). De automatiseringskosten daarentegen vallen hoger uit dan de begroting (€ 0,9 mln.). Dit wordt in het vervolg nader toegelicht.

Het verschil tussen de oorspronkelijke begroting van het capaciteitsbudget (€ 63,6 mln.) en de begroting na wijziging (€ 76,9 mln.) is € 13,3 mln. Dit laat zich verklaren door de besluiten die  tussentijds genomen zijn bij bijvoorbeeld de bestuursrapportages of afzonderlijke PS-besluiten. Daarnaast is sprake van extra bijdragen van derden in capaciteit en aanvullende dekking voor personeel vanuit o.a. projecten en  investeringen. Het capaciteitsbudget lichten we hieronder nog uitgebreider toe.

De overige bedrijfsvoeringskosten (overige personeelskosten, huisvesting, automatisering en overige kosten) vallen per saldo lager uit dan begroot.
Onder andere als gevolg van de Coronacrisis zijn investeringen uitgesteld met als gevolg dat de kapitaalslasten lager zijn dan begroot. In het verlengde daarvan zie we ook dat het geplande (klein) onderhoud en overige facilitaire kosten achterblijven. De totale onderschrijding van deze posten ten opzichte van de begroting is € 2 mln. In lijn met vorig jaar vallen de personeelsgerelateerde kosten, met name als gevolg van Corona, lager uit dan aangenomen. Voorbeelden zijn het opleidingsbudget (positief saldo van € 270.000,-) en reis- en verblijfskosten (effect van € 100.000).

Naast genoemde onderschrijdingen zien we juist dat de automatiseringskosten toenemen (totaal € 1,1 mln.). We zien dat de prijsstijgingen resulteren in hogere kosten voor uitbesteding en licentiekosten. Ook vraagt de verdere automatisering van processen om hogere inzet van ICT-middelen. Bovendien zien we het faciliteren van het thuiswerken terug in stijgende automatisering. Zoals eerder genoemd wordt dit effect gedempt door lagere personeelsgerelateerde kosten voor opleidingen en reis- en verblijfskosten.
Hier tegenover staat een positief effect van de afrekening van de bijdrage aan IPO / BIJ12 voor ICT-beheerskosten (totaal afgerond circa € 200.000).

Capaciteitsbudget
In de tweede bestuursrapportage 2021 hebben we een overschrijding gesignaleerd van het capaciteitsbudget. Dit ging over capaciteit voor nieuwe taken en de uitvoering van het bestuursakkoord, waar onvoldoende middelen voor waren aangevraagd; daarnaast hebben we in 2021 te maken gekregen met een forse stijging van de inhuurtarieven en we hebben te maken gehad met de situatie dat relatief veel collega’s langdurig verlof hebben opgenomen voor hun pensionering. We hebben daarbij verschillende beheersmaatregelen toegelicht, zoals het waar nodig aanvragen van voorbereidingskredieten en de actualisatie van de strategische personeelsplanning.

In de tweede bestuursrapportage is voorgesteld en door Provinciale Staten besloten het capaciteitsbudget voor 2021 te verhogen met totaal € 3,5 mln. en dit enerzijds te dekken uit de reserve capaciteitsbudget (€ 463.000) en anderzijds € 3,0 mln. beschikbaar te stellen uit het begrotingssaldo.

We zijn hierbij uitgegaan van een ‘voorzichtige’ raming, met de garantie dat er niet alsnog een overschrijding zou kunnen ontstaan in het laatste kwartaal van 2021. Daarbij is het de insteek gebleven om, met behulp van de beheersmaatregelen, strak te sturen op de inzet van personeel. Daarnaast kunnen we aan het einde van 2021 concluderen we een hogere bijdrage van derden hebben ontvangen voor personele inzet.

Dit heeft ertoe geleid dat de geprognosticeerde overschrijding lager is uitgevallen, wat resulteert in een positief resultaat op het rekeningsaldo van € 1,2 mln. De werkwijze is normaliter dat dit resultaat zou worden toegevoegd aan de Reserve capaciteit 2019-2023 in programma 6 Bedrijfsvoering. Omdat er in 2021 door Provinciale Staten extra middelen zijn toegevoegd aan het capaciteitsbudget, laten we het bedrag van € 1,2 mln. nu vrijvallen in het rekeningresultaat. De reserve is in 2021 volledig ingezet en is daarmee ultimo 2021 nihil.

Ten opzichte van de tweede bestuursrapportage is het capaciteitsbudget voor 2021 nog verhoogd met € 0,9 mln. tot € 76,9 mln. De specificatie van deze stijging staat in onderstaand overzicht:

In bovenstaand overzicht staan de besluiten na de 2e berap van uw Staten en de besluiten die wij hebben genomen onder GS mandaat. Deze hebben gezorgd voor een stijging van het capaciteitsbudget. Een voorbeeld is de bijdrage die wij hebben ontvangen van het Rijk voor de uitvoering van het programma Natuur, welke we hebben toegevoegd aan het capaciteitsbudget. Bij elke bestuursrapportage en in de jaarstukken nemen wij dit overzicht op.

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven).

Toelichting
De afname van tijdelijke capaciteit (oranje balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten en het Programma Natuur. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld de Sluis Kornwerderzand en mogelijk de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. Het capaciteitsbudget neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf. Eerder in deze paragraaf hebben we al toegelicht dat er een herijking plaatsvindt van de SPP, mede gebaseerd op de trajecten ZBB en Benchmark Provincies. Dit wordt in 2022 voorgelegd aan Provinciale Staten en afhankelijk van de uitkomst daarvan, zal dat effect hebben op bovenstaand meerjarig overzicht.

Bezetting
In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). In de berap’s presenteren we op peildatum ook een overzicht van de inhuur (aantallen). Vanaf 2022 vindt de inhuur plaats via een ‘master vendor’ constructie, waarbij de inhuur centraal wordt georganiseerd met één partij (inclusief het inzichtelijk maken van de inzet van de inhuur).

Meerjarig bezettingsoverzicht

  • Stand jan. 2022 en prognose 2023-2025 bezetting provincie Fryslân
  • Prognoses arbeidsovereenkomst bepaalde- en onbepaalde tijd (in fte, bron begroting 2022)
  • Realisatie bezetting arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd (fte)
  • Realisatie bezetting arbeidsovereenkomst bepaalde tijd (fte)
  • Totaal realisatie
  • Dec. '21
  • 693
  • 80
  • 773
  • Jan. '22
  • 727
  • 694
  • 79
  • 773
  • Jan. '23
  • 677
  • 680
  • 25
  • 705
  • Jan. '24
  • 662
  • 660
  • 15
  • 675
  • Jan. '25
  • 637
  • 640
  • 15
  • 655
Bezettingsoverzicht met meerjarige prognose uitgaande van pensionering en afloop van tijdelijke contracten op basis van  de aangegane arbeidsovereenkomsten stand 1 januari 2022.

De bezetting van medewerkers in provinciale dienst is eind 2021 uitgekomen op 773 fte.
Deze realisatie is hoger dan de doelwaarde in de begroting voor 2021. Deze doelwaarde is bepaald op basis van de beschikbare gegevens medio 2020 en we hebben gezien dat in 2021 instroom heeft plaatsgevonden van 93 fte in provinciale dienst. Hiervan is 36 fte aan arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd. De overige 57 betreft dienstverbanden voor bepaalde tijd waarvan er 33 eindigen in 2022.
De verklaring is dat op een aantal plekken inzet is georganiseerd op het bestuursakkoord om de ambities en resultaten te kunnen realiseren. In 2022 en 2023 komen we in de fase van afronding van het bestuursakkoord en zal deze inzet ook weer afnemen. Een andere oorzaak is het omzetten van tijdelijke contracten en inhuur naar vaste dienstverbanden. Deze omzetting heeft te maken met het uitgangspunt dat structurele taken worden uitgevoerd door vaste medewerkers. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan het strategisch personeelsbeleid. 

Om binnen het beschikbare capaciteitsbudget te sturen streven we naar een maximale inzet van de eigen medewerkers via de pools en beheersen we de kosten voor het aantrekken van eigen personeel of inhuur.

Traineeprogramma en participatiebanen
De instroom in 2021 was 10 trainees en 3 participatiebaners. Dit laatste is licht achter gebleven bij de gestelde doelen. De uitbreiding van het aandeel medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt is ook in 2021 zwaar bemoeilijkt vanwege de thuiswerkmaatregelen vanwege de coronacrisis. Dit vraagt blijvende aandacht om met deze groep te kunnen blijven voldoen aan de gestelde doelen.

Flexibele schil
Bij de behandeling van het voorstel strategisch personeelsbeleid in PS op 23 september 2020 is gevraagd om een overzicht op te nemen van ‘niet eigen personeel’. Dat overzicht staat hieronder.

  • Uitsplitsing flexibele schil/inhuur*
  • Stages 2021
  • subtotaal stages 2021
  • gem. duur stage 5 maanden
  • Diensten & inleen netwerk, aantal dec. 2021
  • Diensten/mantelcontract
  • Externe Dienstverlening
  • Inleen via netwerk
  • subtotaal diensten en inleen netwerk
  • Inhuur peildatum dec. 2021
  • Pay-roll kracht
  • Uitzendkracht
  • Zelfstandige zonder personeel (ZZP)
  • subtotaal inhuur dec 2021
  •  31-12-2021
  • aantal
  • 40
  • aantal
  • 133
  • 12
  • 10
  • 155
  • 13
  • 76
  • 38
  • 127
*) bron: Workforce/personeelsadministratie

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan de taakvelden
Voor Provinciale Staten is het van belang om te weten wat de inzet van personeel is op de verschillende beleidsthema’s. Daarvoor is onderstaand overzicht opgenomen waar naast de beleidsprogramma’s ook de overhead apart is opgenomen. Deze laatste mag vanaf 2017 niet meer toegerekend worden aan de programma’s. Overhead wordt hierbij als volgt gedefinieerd: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. Enige uitzondering hierop is de toerekening van overhead aan te activeren investeringen, deze mag nog wel rechtstreeks plaatsvinden.

Het nieuwe BBV heeft als één van de uitgangspunten dat de baten en lasten van overheden onderling beter vergelijkbaar moeten zijn waarmee benchmarks worden vergemakkelijkt. Onderdeel van deze transparantie is het opnemen van de toedeling van de bedrijfsvoeringskosten aan de zogeheten ‘taakvelden’ binnen de Informatie voor derden (IV3) die elke overheid moet aanleveren bij het CBS. Hierbij blijft het voor de Staten inzichtelijk, omdat deze taakvelden aansluiten bij de diverse beleidsthema’s.

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald.
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald.
  • Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald.

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald.
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald.
  • Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald.

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 Beter vergelijkbaar maken van de baten en lasten van overheden
2 Het transparanter maken van de toelichting op de bedrijfsvoeringskosten

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden

  • Bedragen x € 1.000,-
  • Bestuur
  • Verkeer en vervoer
  • Water
  • Milieu
  • Natuur
  • Regionale economie
  • Cultuur en maatschappij
  • Ruimte
  • Overhead
  • Investeringen
  • Voorzieningen
  • Onderhanden werken inrichtingsgebieden
  • Saldo bedrijfsvoeringskosten
  • Begroting 2021 na wijziging
  • 4.341
  • 12.784
  • 3.131
  • 2.464
  • 7.639
  • 6.531
  • 3.692
  • 6.649
  • 43.597
  • 6.003
  • 462
  • 573
  • 97.866
  • Realisatie 2021
  • 3.561
  • 13.354
  • 3.295
  • 3.839
  • 8.171
  • 6.527
  • 3.701
  • 6.782
  • 40.139
  • 5.507
  • 756
  • 569
  • 96.201
  • Verschil begroting en rekening
  • 780
  • -570
  • -165
  • -1.375
  • -532
  • 5
  • -9
  • -132
  • 3.458
  • 495
  • -294
  • 4
  • 1.664

We hebben, zoals ook uit voorgaande toelichting blijkt, minder bedrijfsvoeringkosten gemaakt dan vooraf geraamd. Logischerwijs zijn er dan ook minder bedrijfsvoeringskosten toegerekend aan de taakvelden. We zien dit effect met name terug op de kosten voor overhead. Hierin zien we de elementen terug zoals eerder toegelicht, namelijk lagere kosten met betrekking tot kapitaalslasten, onderhoud en een aantal personeelsgerelateerde budgetten.

Print deze pagina