Informatiemanagement
De implementatie van de omgevingswet vraagt, vanwege het uitstel van de invoering, ook in 2022 nog veel aandacht. Wij zullen aansluiten op de plannen van het rijk. Technisch gezien is alles voorbereid om de wet in te voeren.
Er is in 2021 opnieuw ingezet op innovatie, om de maatschappelijke vraagstukken slim en met nieuwe technologie tot een oplossing te brengen. Hiertoe werden onder meer subsidiestromen vanuit aangewend als aanvulling op de beperkte interne middelen. De afgelopen tijd is dat tweemaal gelukt, waardoor gesubsidieerde innovatieprojecten zijn uitgevoerd.
Totaal gesubsidieerd vanuit BZK en EZ: circa € 370.000,-. Aansprekende projecten zijn: “Zicht op Stikstof” waarbij middels sensoren inzicht verkregen wordt op gebied van stikstof emissie en -concentratie. Daarnaast is met satellietbeelden inzicht verkregen in effecten van stikstof op de natuur. Zo is de heidevergrassing in kaart gebracht. Ten slotte was er een door EZ gesubsidieerd project waarbij druktebeelden op het water werden teruggegeven aan de schipper en informatie beschikbaar kwam van de zwemwaterkwaliteit.
Ten slotte is er voortdurend aandacht geweest voor het optimaliseren en op orde brengen en houden van onze processen en diensten. Voor de implementatie van diverse soorten wetgeving zijn middelen beschikbaar gekomen, want BZK steunt de provincies en heeft middelen beschikbaar gesteld voor de implementatie van de Wet Open Overheid (WOO). Dit proces zal enkele jaren vergen. Naast de WOO is er een tiental andere wetten die geïmplementeerd moeten worden. De middelen die daarvoor nodig zijn zullen deels in de eerste berap 2022 worden aangevraagd.
Informatieveiligheid en privacy
De risico’s rondom informatiebeveiliging en privacy nemen door steeds verder gaande digitalisering toe. Ook de wetgeving op deze gebieden wordt, onder meer door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, strenger. In 2021 is nog meer aandacht geweest voor informatieveiligheid en daarom is ook de personele capaciteit op dit onderdeel uitgebreid. De organisatie is op onderdelen in control, maar op het gebied van governance, bewustwording en technische weerbaarheid worden in 2022 verdere stappen gezet.
Archivering
In de tussenrapportage van de provinciearchivaris heeft de provincie op het gebied van archivering een score matig tot onvoldoende behaald in 2020. Op basis van de aanbevelingen is een uitgebreid verbeterprogramma gestart. De beoogde resultaten hebben geleid tot een score over 2021 van matig tot voldoende/goed. Daarmee heeft de organisatie voldoende beheer over alle informatie om in control te kunnen zijn en voldoet de provincie in voldoende mate aan de archiefwet en belangrijke onderdelen van de AVG. In de afgelopen jaren hebben de ontwikkelingen naar het digitaal werken naast de standaardwerkzaamheden plaatsgevonden, waardoor hier en daar de in de tussenrapportage gesignaleerde achterstanden zijn ontstaan. Inmiddels zijn ook op andere onderdelen in 2021 nieuwe aanbevelingen gedaan. Eind 2021 is een aanzet gemaakt voor de uitwerking en implementatie van deze aanbevelingen. De resultaten worden gedurende het jaar 2022 (en verder) verwacht.
Huisvesting in de toekomst
Veranderingen in de organisatie, uitbreiding van taken, aflopende huurcontracten, ambities voor duurzaamheid van provinciale gebouwen en bezuinigingen: dit zijn allemaal factoren die invloed hebben op de huisvesting van onze organisatie. Daarbij heeft de coronacrisis een heel nieuw licht geworpen op werken, ontmoeten en het uitvoeren van creatieve processen met diverse maatschappelijke partijen. In 2021 is binnen het provinciehuis en op andere provinciale locaties de 1,5 meter samenleving ingevoerd. Denkend aan de situatie na corona is een plan bedacht om het provinciehuis optimaal in te richten om nieuwe inzichten op het gebied van (samen-)werken te faciliteren. Ook de digitale hulpmiddelen in huis maar ook op de thuiswerkplek, zijn daarop ingericht. Daarmee zijn we goed uitgerust om verdere flexibilisering te bewerkstelligen. Faciliteren van creatieve processen, projecten, samenwerking met partijen en een soepel en effectief lopend politiek proces zijn de basis voor de nieuwe inrichting van het provinciehuis. Gedurende 2022 en 2023 zal de inrichting zijn definitieve vorm krijgen. Onze huisvestingsambitie is om een gastvrije, flexibele, inspirerende werk- en ontmoetingsomgeving te bieden die past bij onze organisatie. We richten ons niet alleen op de interne gebruikers, maar vooral ook op de directe verbinding met de mienskip.
Energieneutrale organisatie
In het Bestuursakkoord 2019-2023 is opgenomen dat we binnen de Energietransitie zelf het goede voorbeeld willen geven door de komende jaren onze eigen gebouwen energieneutraal te maken (resultaat 3). In mei 2019 hebben PS ingestemd met de routekaart naar een energieneutrale en zelfvoorzienende provinciale organisatie en de uitwerking daarvan in een implementatieplan. Het implementatieplan beschrijft de te nemen energiebesparende maatregelen om in 2025 daadwerkelijk energieneutraal en aardgasvrij te zijn.
In 2021 zijn we gestart met concrete maatregelen om het Provinsjehûs per 2025 energieneutraal te maken.
Gewenste resultaten
Beleid
- Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald.
- Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald.
- Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald.
Tijd
- Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald.
- Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald.
- Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald.
Geld
- T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
- T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
- T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
| Beleid | Tijd | Geld | ||
|---|---|---|---|---|
| Informatiemanagement | ||||
| 1 | Voorbereiden implementatie omgevingswet. De omgevingswet wordt naar alle waarschijnlijkheid ingevoerd op 1-1-2022. De voorbereidingen die nodig zijn om aan de wet te voldoen (aansluiten op DSO) lopen volgens plan. | |||
| 2 | Innovatie. Er worden dit jaar minimaal 2 POC's (Proof of Concepts) met gebruik van moderne technologie uitgevoerd. Daarvoor wordt opnieuw een subsidie bij BZK aangevraagd. | |||
| Informatieveiligheid en privacy | ||||
| 3 | Vorig jaar is extra capaciteit aangeworven op security gebied. Dit jaar wordt de CISO rol opnieuw en vast ingevuld. Daarmee is de bezetting op deze vakgebieden op orde en is de provincie in control op security en privacy. | |||
| Archivering | ||||
| 4 | Het tweejaarlijks rapport van de provincie archivaris verschijnt binnenkort. De verwachting is dat door de vele werkzaamheden het oordeel verbeterd is t.o.v. 2020. Toen was het oordeel: matig tot onvoldoende. | |||
| Huisvesting in de toekomst | ||||
| 5 | Dit programma gaat onder meer over de inrichting van het provinciehuis, waarbij extra aandacht is voor optimaal samenwerken met de mienskip, door ontmoetingen en het fysiek/hybride en online vergaderen beter te faciliteren. | |||
| Energieneutrale organisatie | ||||
| 6 | In 2025 is de provinciale organisatie energieneutraal. Het energieneutraal maken van de provinciale gebouwen loopt conform planning. | |||
Toelichting:
3. In 2021 is nog gebruik gemaakt van inhuur voor de invulling van de CISO rol. Eind 2021 is de vaste CISO geworven. Hij start zijn werkzaamheden op 1 februari 2022. Inmiddels is geconstateerd dat op het gebied van informatieveiligheid meer inspanning geleverd moet worden. De provincie is nog niet geheel in control op dit onderdeel, maar een meerjarenplan naar aanleiding van een in Q1 2022 uit te voeren onderzoek door een gerenommeerde accountant, leidt tot stapsgewijze verbetering.
4. Het rapport van de provinciearchivaris heeft geleid tot een positief oordeel op de daarin besproken onderdelen: Matig tot Goed voor 2021. De toezichthouders hebben een gezamenlijk rapport uitgebracht, waarin ook zaken op het gebied van privacy wetgeving en informatieveiligheid aan de orde komen. Deze nieuwe aanbevelingen leiden tot extra inspanningen de komende jaren. Deze inspanningen worden inzichtelijk gemaakt en geprioriteerd. Bovengenoemd stappenplan (zie 3.) zal daarin voorzien.
5. In 2021 is gewerkt aan een visie op het ‘Werken na corona’. Onderdeel hiervan is het Brûs, Rûs, Rêst concept, dat er op is gericht iedere medewerker optimaal te faciliteren voor de taken waar hij of zij voor staat. Dit in een combinatie van fysiek werken en ontmoeten met de Mienskip in het provinciehuis of op locatie, hybride/online samenwerken en thuiswerken. Gerealiseerd zijn inmiddels het wurkcafé en hybride vergaderen. De verdere inrichting en ontwikkeling vindt plaats in 2022 en verder.