Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces om steeds mee te bewegen op de ontwikkelingen in Fryslân en daar als provincie van toegevoegde waarde te zijn. Hiervoor is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. We kijken naar deze bezetting vanuit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’, de bestuurlijke ambities en onze wettelijke taken.
In het onderdeel Financiën is een overzicht opgenomen dat op hoofdlijnen laat zien hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis.
Strategisch Personeels Plan
Er is een meerjarige capaciteitsraming gemaakt van de benodigde personeelscapaciteit voor het uitvoeren van de provinciale taken (kwantiteit). Bij de opbouw van deze raming is ook gekeken welke vaardigheden/kwaliteiten nodig zijn om deze taken te kunnen uitvoeren (kwaliteit) en welke capaciteit beschikbaar is.
Tijdens de behandeling van de tweede bestuursrapportage 2021 en de provinciale begroting 2022 in Provinciale Staten (november 2021), is geconstateerd dat er op het gebied van personeel veel speelt. Er komt steeds meer krapte op de arbeidsmarkt, tarieven stijgen etc.
Daarom is afgesproken de SPP te actualiseren en te herijken. Daarbij is ook de link gelegd met de trajecten Zero Based Budgetting en de Benchmark capaciteit. Deze trajecten lopen parallel en geven een goede kwantitatieve basis als het gaat om de uitvoering van de provinciale taken en de inzet van middelen en mensen. Dat gekoppeld aan de vraag wat dat betekent voor de gewenste kwalitatieve ontwikkeling van het provinciale personeel, geeft voor Provinciale Staten een integraal beeld, waardoor het nog beter mogelijk wordt keuzes te maken in het provinciale takenpakket, de bijbehorende personele inzet (kwantitatief en kwalitatief) en de financiële consequenties van deze keuzes.
Dit gezamenlijke proces wordt in het voorjaar 2022 afgerond en daarna voorgelegd aan Provinciale Staten.
Gewenste resultaten
Beleid
- Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald.
- Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald.
- Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald.
Tijd
- Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald.
- Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald.
- Het voorgenomen gewenste resultaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald.
Geld
- T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
- T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
- T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
| Beleid | Tijd | Geld | ||
|---|---|---|---|---|
| Verhouding vast en flexibel personeel | ||||
| 1 | Balans tussen de benodigde ruimte voor personeel en de inzet van vaste/tijdelijke medewerkers voor de uitvoering van structurele werkzaamheden en inhuur voor de flexibele inzet van personeel (voor pieken in werkzaamheden, specifieke inzet en vervanging bij ziekte). We sturen op deze doelen en maken inzichtelijk wat de verhouding is tussen de inzet van vaste/tijdelijke medewerkers en inhuur, met inachtneming van de criteria en het beschikbare capaciteitsbudget. | |||
| Samenwerking | ||||
| 2 | Er is een start gemaakt met twee projecten van gedeeld werkgeverschap / shared services in de zin van resultaat 60 Bestuursakkoord | |||
| Inclusief en kansen bieden | ||||
| 3 | In 2021 kent onze organisatie 25 participatiebanen. | |||
| 4 | We investeren in jong talent door het aannemen van 10 trainees. | |||
| 5 | We investeren in diversiteitsbeleid | |||
| Strategische personeelsplanning (SPP) | ||||
| 6 | We bieden een gericht programma op het gebied van leren en ontwikkelen. | |||
| 7 | We vertalen de meerjarige capaciteitsraming naar de strategische personeelsplanning. | |||
| 8 | Het management development programma is onder andere gericht op de uitvoering van de strategische personeelsplanning. | |||
Toelichting:
Ad 1.
Bij de tweede bestuursrapportage is voorgesteld extra middelen beschikbaar te stellen voor het capaciteitsbudget. We lichten dit toe bij onderdeel 4 – Financiën in deze paragraaf.
Ad 2.
Het gaat om de Fryske Flexpool die inmiddels is ingericht en de samenwerking met de gemeente Leeuwarden (verkennende fase) op het gebied van bedrijfsvoering dat eind 2021 is opgestart.
Ad 3. en 5.
Afgelopen jaar zijn mede door het thuiswerkbeleid omtrent de coronamaatregelen minder kandidaten gestart dan we eigenlijk voor ogen hadden. Binnen de verschillende provincies is het beeld dat de plaatsingen achter blijven ten opzichte van de vorige jaren. Kandidaten uit de doelgroep hebben overwegend meer begeleiding en structuur nodig. De afdelingen/teams konden verschillende kandidaten geen plek bieden doordat het niet mogelijk was om goede begeleiding te bieden.
Afgelopen jaar is er 19,35 fta*) aan participatiebanen gerealiseerd.
Daarnaast zijn er 3,92 fta bij ingekochte diensten.
Ook zijn er 5,4 fta gerealiseerd zonder doelgroep verklaring.
Afgelopen jaar is er meegedacht over uitbreiding van de doelgroep en vereenvoudiging van regelgeving op landelijk niveau en is dit ook besproken in sessies met Tweede Kamerleden. Hierbij wordt het voorstel meegenomen om de ingekochte diensten mee te laten tellen bij de inlener.
De coronamaatregelen heeft het plaatsen en matchen van kandidaten ernstig belemmerd, het thuiswerkbeleid is voor de doelgroep die veel structuur en begeleiding nodig heeft lastig. Komend jaar gaan we er vanuit dat medewerkers weer meer naar kantoor kunnen en daarmee ook weer het inwerken en begeleiding kunnen oppakken.
Als de omstandigheden in 2022 gunstiger zijn dan in 2021 gaan wij er vanuit dat de doelstellingen gerealiseerd worden. Organisatie en medewerkers zijn positief en staan open voor het plaatsen van medewerkers vanuit de doelgroep.
*Fta is een baan bij de ‘banenafspraak’. Als één baan wordt geteld het aantal verloonde uren dat de mensen uit de doelgroep gemiddeld werken. Op basis van de nulmeting is komen vast te staan dat het gaat om een baan van 25,5 uur per week. Kleinere en grotere banen dan een baan van 25,5 uur tellen naar rato van het aantal verloonde uren mee.
Ad 7. en 8.
Strategische personeelsplanning (SPP) vergt doorlopend aandacht en afstemming op de organisatieontwikkeling. Voldoende en kwalitatief goed personeel zijn voorwaarden voor het kunnen realiseren van de provinciale ambities en samen met onze partners bij te dragen aan de maatschappelijke opgaven die er zijn in Fryslân. Daar past echter ook soberheid bij. In een tijd waar veel organisaties en bedrijven onder druk staan moeten wij ook kritisch zijn op de omvang van de provinciale organisatie. Het verloop vanwege pensionering zal de komende jaren hoog zijn. Deels biedt dit mogelijkheden om te kunnen anticiperen op de afname van met name tijdelijke taken. Een deel zal ook opnieuw ingevuld moeten worden met de werving van nieuw personeel om zodoende de continuïteit van benodigde kennis te borgen en ook nieuwe tijdelijke taken te kunnen oppakken. We hebben inmiddels te maken gekregen met krapte op de arbeidsmarkt en stijgende tarieven. Al deze ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat bij de behandeling van de tweede bestuursrapportage is afgesproken de SPP in het eerste kwartaal van 2022 te actualiseren en daarna aan Provinciale Staten voor te leggen.