1.  Ontwikkeling organisatie

Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces om steeds mee te bewegen op de ontwikkelingen in Fryslân en daar als provincie van toegevoegde waarde te zijn. Hiervoor is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. We kijken naar deze bezetting vanuit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’, de bestuurlijke ambities en onze wettelijke taken.

2. Mensen

Capaciteitsbudget
Onderstaand overzicht (peildatum 01-04-2021) laat op hoofdlijnen zien hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (via tijdschrijven wordt hierover verantwoord richting derden). Daarnaast is een prognose opgenomen voor verwachte aanvullende tijdelijke of projectcapaciteit.

Toelichting
De afname van tijdelijke capaciteit komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. De prognose betreft het nieuwe programma natuur en Europese projecten, hierbij is nog geen rekening gehouden met nieuwe infraprojecten zoals de Sluis en mogelijk de Lelylijn.

Bij de jaarstukken hebben wij voor het eerst de opbouw van het capaciteitsbudget weergegeven. Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt wat de ontwikkeling van het capaciteitsbudget is van jaarstukken 2020 naar 1^e berap 2021.

Bij het bestuursakkoord is het capaciteitsbudget 2019-2023 meerjarig beschikbaar gesteld door hieraan een bestemmingsreserve te koppelen. Hiermee is het voor de dienst mogelijk om flexibeler om te gaan met het budget. Zo is het restant budget van 2019 grotendeels ingezet om voortvarend uitvoering te geven aan de ambities uit het bestuursakkoord. Het strategisch personeelsbeleid is hierin leidend. Uitgangspunt is dat vaste taken zo veel mogelijk worden uitgevoerd door vaste medewerkers (op basis van nieuwe werkvormen met partners) en dat er een flexibele schil is van inhuur en tijdelijke contracten (voor specifieke kennis, tijdelijke werkzaamheden of werkzaamheden met een piek en voor ziektevervanging).

Bij nieuwe taken of ambities wordt in de besluitvorming ook de benodigde personele capaciteit betrokken. Meerjarig sturen we erop dat de ‘vaste’ bezetting niet hoger wordt dan het structurele capaciteitsbudget (basiscapaciteit).

Meerjarig bezettingsoverzicht

Flexibele schil
Bij de behandeling van het voorstel strategisch personeelsbeleid in PS op 23 september is gevraagd om een overzicht op te nemen van ‘niet eigen personeel’. Dat overzicht staat hieronder.

*) bron: Workforce/personeelsadministratie

3. Informatie en huisvesting

Informatiemanagement
De implementatie van de omgevingswet vraagt, vanwege het uitstel van de invoering, ook in 2021 veel aandacht. Wij zullen aansluiten op de plannen van het rijk.

Er wordt opnieuw ingezet op innovatie, om de maatschappelijke vraagstukken slim en met nieuwe technologie tot een oplossing te brengen. Hiertoe worden onder meer subsidiestromen vanuit BZK aangewend als aanvulling op de beperkte interne middelen. De afgelopen tijd is dat tweemaal gelukt, waardoor gesubsidieerde innovatieprojecten lopen.
Ten slotte is er voortdurend aandacht voor het optimaliseren en op orde brengen en houden van onze processen en diensten. Voor de implementatie van diverse soorten wetgeving zijn middelen beschikbaar gekomen. Dit proces zal enkele jaren vergen.

Informatieveiligheid en privacy
De risico’s rondom informatiebeveiliging en privacy nemen door steeds verder gaande digitalisering toe. Ook de wetgeving op deze gebieden wordt, onder meer door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, strenger. In 2021 is nog meer aandacht voor informatieveiligheid en daarom is ook de personele capaciteit op dit onderdeel uitgebreid. De organisatie is zodanig aangepast dat voldaan kan worden aan de veiligheids- en comliancy-eisen die door de landelijke overheid gesteld worden.

Archivering
In de tussenrapportage van de provinciearchivaris heeft de provincie op het gebied van archivering een score matig tot onvoldoende behaald. Op basis van de aanbevelingen is een uitgebreid verbeterprogramma gestart. De beoogde resultaten leiden tot een verwachte score over 2021 van matig tot voldoende/goed. Daarmee heeft de organisatie voldoende beheer over alle informatie om in control te kunnen zijn en voldoet de provincie in voldoende mate aan de archiefwet en belangrijke onderdelen van de AVG. In de afgelopen jaren hebben de ontwikkelingen naar het digitaal werken naast de standaardwerkzaamheden plaatsgevonden, waardoor hier en daar de in de tussenrapportage gesignaleerde achterstanden zijn ontstaan.

Huisvesting in de toekomst
Veranderingen in de organisatie, personeelskrimp, aflopende huurcontracten, ambities voor duurzaamheid van provinciale gebouwen en bezuinigingen: dit zijn allemaal factoren die invloed hebben op de huisvesting van onze organisatie. Daarbij heeft de coronacrisis een heel nieuw licht geworpen op werken, ontmoeten en creatieve processen met diverse maatschappelijke partijen. Zowel met als later wellicht zonder de 1,5 meter beperkingen, is het provinciehuis optimaal ingericht om deze nieuwe inzichten te faciliteren. Ook de digitale hulpmiddelen in huis maar ook op de thuiswerkplek, zijn daarop ingericht. Daarmee zijn we goed uitgerust om verdere flexibilisering te bewerkstelligen. Faciliteren van creatieve processen, projecten, samenwerking met partijen en een soepel en effectief lopend politiek proces zijn de basis voor de nieuwe inrichting van het provinciehuis.

Onze huisvestingsambitie is om een gastvrije, flexibele, inspirerende werk- en ontmoetingsomgeving te bieden die past bij onze organisatie. We richten ons niet alleen op de interne gebruikers, maar vooral ook op de directe verbinding met de mienskip.

Energieneutrale organisatie
In het Bestuursakkoord 2019-2023 is opgenomen dat we binnen de Energietransitie zelf het goede voorbeeld willen geven door de komende jaren onze eigen gebouwen energieneutraal te maken (resultaat 3). In afwachting van het definitieve PS-besluit t.a.v. het implementatieplan (oktober 2020) starten we in 2021 met concrete maatregelen om het Provinsjehûs per 2025 energieneutraal te maken. In mei 2019 hebben PS ingestemd met de routekaart naar een energieneutrale en zelfvoorzienende provinciale organisatie en de uitwerking daarvan in een implementatieplan.
Het implementatieplan beschrijft de te nemen energiebesparende maatregelen om in 2025 daadwerkelijk energieneutraal en aardgasvrij te zijn.

4. Financiën

Hieronder wordt inzicht gegeven in:
– het capaciteitsbudget
– het totale bedrijfsvoeringsbudget
– de bijdrage aan bedrijfsvoering vanuit projecten
– de bijdrage van derden

De posten met * gemerkt zijn gekoppeld aan de bestemmingsreserve capaciteit.

5. Opvolging aanbevelingen

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd.
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per 1 april 2021. Het overzicht waar u verantwoordelijk voor bent is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.