Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces om steeds mee te bewegen op de ontwikkelingen in Fryslân en daar als provincie van toegevoegde waarde te zijn. Hiervoor is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. We kijken naar deze bezetting vanuit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’, de bestuurlijke ambities en onze wettelijke taken.

Onderstaand overzicht (peildatum 31-12-2020) laat op hoofdlijnen zien hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (bijdragen van derden en via tijdschrijven wordt hierover verantwoord richting derden). Daarnaast is een prognose opgenomen voor verwachte aanvullende tijdelijke of projectcapaciteit.

Toelichting
De afname van tijdelijke capaciteit komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. De prognose betreft het nieuwe programma natuur en Europese projecten, hierbij is nog geen rekening gehouden met nieuwe infraprojecten zoals de Sluis en mogelijk de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. Bijvoorbeeld ten opzichte van het beeld in het PS voorstel personeelsbeleid (GS maart 2020), waar werd uitgegaan van een capaciteitsbudget van € 57 mln in 2023. Dit neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf.

Bij het bestuursakkoord is het capaciteitsbudget 2019-2023 meerjarig beschikbaar gesteld door hieraan een bestemmingsreserve te koppelen. Hiermee is het voor de dienst mogelijk om flexibeler om te gaan met het budget. Zo is het restant budget van 2019 grotendeels ingezet om voortvarend uitvoering te geven aan de ambities uit het bestuursakkoord. Het strategisch personeelsbeleid is hierin leidend. Uitgangspunt is dat vaste taken zo veel mogelijk worden uitgevoerd door vaste medewerkers (op basis van nieuwe werkvormen met partners) en dat er een flexibele schil is van inhuur en tijdelijke contracten (voor specifieke kennis, tijdelijke werkzaamheden of werkzaamheden met een piek en voor ziektevervanging).
Bij nieuwe taken of ambities wordt in de besluitvorming ook de benodigde personele capaciteit betrokken. Meerjarig sturen we erop dat de ‘vaste’ bezetting niet hoger wordt dan het structurele capaciteitsbudget (basiscapaciteit).

Bovenstaande wordt nader toegelicht op basis van de de gegevens over de bezetting (provinciale dienstverbanden en inhuur), het capaciteitsbudget en de inzet van de reserve capaciteitsbudget.

Strategisch Personeels Plan
Er is een meerjarige capaciteitsraming gemaakt van de benodigde personeelscapaciteit voor het uitvoeren van de provinciale taken (kwantiteit). Bij de opbouw van deze raming is ook gekeken welke vaardigheden/kwaliteiten nodig zijn om deze taken te kunnen uitvoeren (kwaliteit) en welke capaciteit beschikbaar is.

Komende jaren is een grote uitstroom voorzien via pensionering, maar ook de veranderende arbeidsmarkt (krapte) zal maken dat we goed op kwaliteit en competenties moeten sturen en een positief aannamebeleid dienen te hanteren. Het is daarom belangrijk dat we investeren in goed werkgeverschap dat zich vertaalt naar werkgeluk. Werkgeluk willen we afmeten aan de samenwerking met andere partijen aan de opgaven in Fryslân en de dienstverlening aan de Mienskip. We hebben daarbij als organisatie meer behoefte aan de rollen van verbinder, regisseur en samenwerker. Goed werkgeverschap betekent ook dat we hebben geïnvesteerd in mobiliteit, leren en ontwikkelen, vitaliteit en de realisatie van participatiebanen.
Bovenstaande inzichten zijn de basis voor het verder ontwikkelen van strategische personeelsplanning. Dit is geconcretiseerd voor 2020-2024 naar de kwantitatieve en kwalitatieve opgaven die in de strategische personeelsplanning worden uitgevoerd.

Toelichting
In 2020 is op een aantal plekken in de organisatie personeel aangenomen. Op basis van de uitgangspunten van het strategisch personeelsbeleid hebben we een aantal inhuurcontracten omgezet naar provinciale dienstverbanden (o.a. om te zorgen voor continuïteit in onze netwerken in plaats van het ‘weglekken’ van kennis). Daarnaast is op een aantal plekken personeel aangenomen (vast en tijdelijk), gekoppeld aan de provinciale ambities uit het bestuursakkoord.

Uitgangspunt is dat deze toename blijft passen binnen het meerjarige capaciteitsbudget. We maken daarbij onderscheid tussen het structurele capaciteitsbudget (basiscapaciteit) voor het kunnen uitvoeren van de structurele taken en het flexibele deel voor het kunnen uitvoeren van tijdelijke projecten en programma’s. Het structurele deel heeft een stabiel karakter. Het flexibele deel fluctueert en daalt als tijdelijke opgaven en programma’s aflopen en stijgt als daar nieuwe opgaven en programma’s bijkomen. We werken daarvoor met een flexibele schil van inhuur en tijdelijke dienstverbanden.

In de begroting 2020 (stand ultimo juli 2019) gingen we uit van een prognose van 645 fte aan medewerkers met een provinciaal dienstverband. Vanwege de bewuste keuze om in 2020 meer personeel aan te trekken is deze prognose bij de begroting 2021 (stand ultimo juli 2020) bijgesteld naar 670 fte. Deze prognoses zijn gebaseerd op het aantal fte dat op de betreffende peildatum in dienst is, rekening houdend met de uitstroom vanwege pensionering. Uiteindelijk bedroeg het aantal fte in december 2020 739 fte en per januari is dit nog iets toegenomen naar 757 fte vanwege een aantal contracten die op dat moment zijn ingegaan. Van deze 757 fte is 61 fte tijdelijk en daarmee blijven we flexibel om op langere termijn te sturen op de balans tussen het capaciteitsbudget en het aantal fte.

Vertaald naar medewerkers zien we het volgende beeld:

In 2020 zijn er 44 medewerkers uitgestroomd, waarvan 30 vanwege pensionering. Daartegenover staat een instroom van medewerkers, deels met een tijdelijk en deels met een vast provinciaal dienstverband. Het gaat hierbij om instroom op de volgende plekken in de organisatie:

• Ten behoeve van de ambities uit het bestuursakkoord zijn 42 medewerkers ingestroomd, deels door het omzetten van inhuurcontracten naar provinciale dienstverbanden en waarvan 24 met een tijdelijk dienstverband. Voorbeelden zijn de opgaven/programma’s Veenweide, Stikstof/Natuur, Landbouw en Omgevingsvisie).
• Ten behoeve van de afdelingen zijn 45 medewerkers ingestroomd, deels door het omzetten van inhuurcontracten naar provinciale dienstverbanden en waarvan 17 met een tijdelijk dienstverband. Voorbeelden zijn de continue processen, zoals omgevingszaken, groene regelgeving en toezicht, maar ook subsidies en financiën.
• Daarnaast zijn ten behoeve van de brug- en sluisbediening 17 inhuurcontracten omgezet naar een vast dienstverband. Er was hierbij verder sprake van een uitstroom van 4 medewerkers en een instroom van 6 medewerkers, waarvan 2 met een tijdelijk dienstverband. Het aantal medewerkers met een vast dienstverband is hiermee toegenomen, maar per saldo leidt dit niet tot een stijging van de capaciteit.

Komende jaren daalt dit aantal als gevolg van pensionering en de afloop van tijdelijke dienstverbanden tot 640 fte in vaste dienst en 15 fte tijdelijk per 1 januari 2024. Het aantal fte in vaste dienst blijft daarmee binnen het beschikbare budget voor de basiscapaciteit. De verwachting is dat het tijdelijke/project deel van het capaciteitsbudget de komende jaren zal stijgen vanwege extra middelen voor grote projecten en programma’s. Dit zorgt voor een flexibele schil voor de inzet van medewerkers via tijdelijke contracten dan wel inhuur.

Flexibele schil
Bij de behandeling van het voorstel strategisch personeelsbeleid in PS op 23 september is gevraagd om een overzicht op te nemen van ‘niet eigen personeel’. Dat overzicht staat hieronder.

*) bron: Workforce/personeelsadministratie