Toelichting:

Het opgavengestuurde werken is ingevoerd en wordt verder doorontwikkeld. Dit vergt tijd. De wijze waarop dit gebeurt is opgenomen in het organisatieplan en binnen de kaders van het strategisch personeelsbeleid. De afgelopen periode zijn de ambities uit het bestuursakkoord vertaald naar de opgaven. Een deel daarvan komt de komende periode terug in de Staten in de vorm van startnotities en en beleidsstukken.

Toelichting:

1. Binnen de organisatie zijn de ontwikkelingen, analyses en geplande maatregelen in het kader van SPP opgenomen in een notitie SPP. De uitvoering is gestart of wordt momenteel voorbereid. Op verzoek van PS is een aanvulling gemaakt op de notitie Strategisch personeelsbeleid die PS in november 2018 hebben vastgesteld. Zodra PS dit voorstel hebben behandeld, zullen we dit vertalen in deze paragraaf en in de monitoring van de strategische personeelsplanning.
2. De ambities uit het bestuursakkoord zijn zowel kwantitatief als kwalitatief vertaald naar de organisatie. De capaciteitstoedeling voor 2020 is vastgesteld. De meerjarige capaciteitstoedeling voor 2021-2023 staat gepland in het 2e kwartaal 2020.

Toelichting:

1. De aansluitingen in het kader van de omgevingswet kunnen gerealiseerd worden als vanuit het ministerie van BZK de standaarden worden opgeleverd. Dat loopt vertraging op. Provincie Fryslân heeft een minimale set functionaliteiten in ontwikkeling, waarmee we de wet op in 2021 kunnen uitvoeren. Dit is afhankelijk van tijdige levering door het ministerie van BZK.
2. Via het samenwerkingsverband DataFryslân wordt informatie gedeeld en worden innovatieve projecten gedraaid. De financiering van DataFryslân is tot eind 2020 voor elkaar. Dit jaar wordt nagedacht over het vervolg en daarvoor is ook vanuit de provincie aanvullende financiering vereist. Dit wordt voorgelegd aan GS zodra de vervolgstappen bekend zijn.
3. Het informatieveiligheidsbeleid is geactualiseerd en wordt binnenkort aan het college ter vaststelling aangeboden. In de capaciteit op het gebied van security en cyber weerbaarheid is een tekort ontstaan door toenemende dreiging en wetgeving. Hiertoe is 1 FTE aangevraagd bij de Opgavenraad.
4. Dit punt is vorig jaar al gerealiseerd. Bij de volgende rapportage zal dit punt niet terugkeren.
5. Dit punt is vorig jaar al gerealiseerd. Bij de volgende rapportage zal dit punt niet terugkeren.

Algemeen: Archief- en informatiebeheer
De provinciearchivaris heeft in het voorjaar 2019 zijn jaarverslag uitgebracht. Hij heeft in dat verslag een aantal verbeterpunten voorgesteld om het archief- en informatiebeheer verder op orde te brengen. De afdeling Informatie en Facilitaire Zaken (IFZ) heeft in reactie daarop deze punten in een Verbeterplan IFZ verwerkt. De acties uit dat verbeterplan zijn in de loop van 2019 uitgevoerd, wat tot concrete producten en tot verbetering in de processen en werkwijzen bij het team DIV heeft geleid. Het heeft onder meer de volgende concrete producten opgeleverd: de totstandkoming van het recordcentrum (digitaal archief) voor DielPlak; het beschikbaar stellen van middelen door de OGR voor het Verleden op Orde (wegwerken achterstanden bij de papieren archieven); het opleveren van een calamiteitenplan papieren archieven; het aanstellen van twee recordmanagers bij het team DIV. Een aantal andere voorgestelde verbeterpunten waren structureel van aard en zijn zo ook door DIV opgepakt en lopen door in 2020.

De afdeling Concerncontrol heeft in 2019 een onderzoek naar informatiesystemen uitgevoerd. De in het rapport “Informatie in beweging” opgenomen aanbevelingen zijn terug te vinden in de lijst “Opvolging aanbevelingen” onder de nummers 641-655. Deze aanbevelingen zijn in kaart gebracht en toegewezen aan verantwoordelijken en actiehouders.

De provinciearchivaris is inmiddels begonnen met zijn Tussenrapportage aan GS. Daarin heeft hij aangegeven dat hij tevreden is over de door IFZ ingezette acties tot verbetering, maar aan een aantal punten nog onvoldoende is voldaan. De afdeling IFZ gaat in de loop van 2020 hiermee aan de slag.