De organisatie ontwikkelt zich, en om blijvend de provinciale opgaven te kunnen uitvoeren is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. Eind 2017 heeft het college de organisatie opdracht gegeven het Strategische personeelsplan door te ontwikkelen.

Strategisch Personeels Plan
Er is een meerjarige capaciteitsraming gemaakt van de benodigde personeelscapaciteit voor het uitvoeren van de provinciale taken (kwantiteit). Bij de opbouw van deze raming is ook gekeken welke vaardigheden/kwaliteiten nodig zijn om deze taken te kunnen uitvoeren (kwaliteit) en welke capaciteit beschikbaar is. Voor 2018 en 2019 bleek de benodigde capaciteit voor de uitvoering van de opdrachten van Provinciale en Gedeputeerde Staten hoger dan de beschikbare middelen in de meerjarenbegroting (begroting 2018). Provinciale Staten hebben op 27 juni 2018 besloten om daarom extra middelen beschikbaar te stellen.

Komende jaren is een grote uitstroom voorzien via pensionering, maar ook de veranderende arbeidsmarkt (krapte) zal maken dat we goed op kwaliteit en competenties moeten sturen en een positief aanname beleid dienen te hanteren. Goede PR voor wat betreft werken voor de provincie is van belang, Werkgeluk op 1. Afgezet tegen de beschikbare capaciteit, onstaat op hoofdlijnen het beeld dat het nodig is om in te zetten op de volgende vaardigheden/kwaliteiten:

• Vakbekwaamheid en inhoudelijke kennis op peil houden door vertrek ervaren krachten
• Netwerksturing, verbinden, hanteren van complexiteit en tegenstellingen
• Politiek bestuurlijke sensitiviteit en advisering
• Kennis van creatie en realisatie: experimenteren, ondernemen, leren leren, Lean en Agile
• Specifieke expertise

Bovenstaande inzichten zijn de basis voor het verder ontwikkelen van SPP. De organisatie concretiseert voor 2020-2024 de kwantitatieve en kwalitiatieve knelpunten en vertaalt die naar maatregelen.

Kwantitatief: Er wordt gewerkt met een meerjarige capaciteitsraming van de benodigde personeelscapaciteit voor het uitvoeren van de provinciale taken (kwantiteit). Uitgangspunt is dat vaste taken worden uitgevoerd door vaste medewerkers (op basis van nieuwe werkvormen met partners) en dat er een flexibele schil is van inhuur en tijdelijke contracten (voor specifieke kennis, tijdelijke werkzaamheden of werkzaamheden met een piek en voor ziektevervanging). Bij nieuwe taken of ambities wordt in de besluitvorming ook de benodigde personele capaciteit betrokken. In de personele planning sturen we t.b.v. een toekomstbestendig en evenwichtig personeelsbestand op ‘Instroom’ (bijvoorbeeld het traineeprogramma, instroom van jongeren en participatiebanen), ‘Doorstroom’ (bijvoorbeeld bij- en omscholing) en ‘Uitstroom’ (bijvoorbeeld het generatiepact, dat gericht is op vrijwillige gedeeltelijke uitstroom om ruimte te creëren voor de instroom van jongeren). De komende jaren gaan daarnaast jaarlijks ca. 20 medewerkers met pensioen.

Kwalitatief: Bij capaciteitsraming wordt gekeken welke vaardigheden/kwaliteiten nodig zijn om deze taken (nu en in de toekomst) te kunnen uitvoeren (kwaliteit) en welke capaciteit beschikbaar is. De organisatie wil voor haar medewerkers een goed werkgever zijn. Zij faciliteert medewerkers op het gebied van ‘mobiliteit’, ‘leren en ontwikkelen’ en vitaliteit. Daarnaast zet zij in op realisatie van participatiebanen.

Meerjarig bezettingsoverzicht

Op basis van het provinciale takenpakket en het bestuursakkoord zal binnen het Stategisch personeelplan een aangepaste prognose gemaakt worden voor de inzet van personeel. Daarbij kan op basis van de uitvoering van het bestuursakkoord de omvang van het personeelsbestand van jaar tot jaar verschillen. De totale inzet van vast en tijdelijk personeel en inhuur zal plaatsvinden binnen de bandbreedte van het totale capaciteitsbudget.

Meerjarig capaciteitsbudget

In het bestuursakkoord “Geluk op 1” zijn er afspraken opgenomen over invulling en uitvoering van het totaal (flexibel) capaciteitsbudget. Zoals aangegeven in het bestuursakkoord stellen we in de begroting 2020 een capaciteitsbudget voor dat bepaald wordt voor de komende vier jaar, in plaats van een jaarlijks budget. Hiervoor wordt een bestemmingsreserve ingesteld.

Het voordeel van een termijn van vier jaar is dat het mogelijk wordt om budgetten naar voren te halen of naar achteren te schuiven als dat nodig is om te innoveren of in te spelen op onverwachte ontwikkelingen en de uitwerking (tempo) van de ambities uit het bestuursakkoord. Hiervoor is in het bestuursakkoord een extra (capaciteits) budget opgenomen voor deze ontwikkelingen.

Het totaal (capaciteits)budget voor deze coalitieperiode zorgt voor de mogelijkheid meer opgavengericht te sturen en moet voorkomen dat dit tot kostenoverschrijdingen leidt.

Uitgangspunten voor het meerjarig capaciteitsbudget zijn:

• De meerjarenbegroting voor personeel is structureel sluitend (beschikbare budget en vraag naar personeel).
• Provinciale taken en inzet van capaciteit zijn meerjarig in evenwicht.
• Uitgangspunt komende periode:
• de ambities uit het bestuursakkoord en het verdere vastgestelde beleid
• Beleid en ambities worden vertaald naar concrete opdrachten, met aandacht voor doelformulering, werkwijze en inzet personeel.
• ‘significante’ nieuwe taken/nieuw beleid gaan samen met voorstellen voor de extra inzet van de benodigde capaciteit. Dat betekent dat nieuwe taken of bestuurlijke ambities in de besluitvorming door PS ook de benodigde personele capaciteit betrokken wordt. Dit conform het door PS vastgestelde beleid SPP. Voorbeelden zijn: Skarsterrien en sluis Kornwerderzand.

In het bestuursakkoord (2019-2023) is opgenomen dat plannen en ambities worden uitgewerkt in opgaven en vertaald worden naar een capaciteitsplanning voor de komende vier jaar. In lijn met een afnemende provinciale begroting neemt het begrote capaciteitsbudget ook af.
Er is een sterke afname van opdrachten vanuit het bestuursakkoord ten opzichte van eerdere begrotingen, waarmee een logisch verband is dat ook de capaciteit terugloopt. Dat vraagt de nodige implementatie en sturing van zowel politieke leiding als organisatie. (10 mln. minder in 2020 naar 18 mln. minder in 2023). Om alle taken uit te voeren zal meer moeten worden samengewerkt met partners en zal creatiever gekeken moeten worden hoe wij het personeel gaan inzetten.

De Staten worden periodiek bij de P&C instrumenten geïnformeerd over de ontwikkeling van het capaciteitsbudget.

Het capaciteitsbudget voor de komende jaren is als volgt opgebouwd: